automatização de processos e gerenciamento de notas fiscais

Se você está pensando em começar seu negócio com a automação de processos, sem dúvida você é atraído pela percepção de economia de tempo e benefícios eficientes que pode proporcionar. Mas, ao implementá-lo na cultura de sua empresa, quão grande você deve ir?

Não há resposta certa ou errada. Nos extremos, algumas empresas se tornam grandes e “totalmente” imediatamente, enquanto outras são mais medidas com um caso de uso individual para fornecer pontos de prova antes de continuar a implantação. Muitos outros adotam uma abordagem híbrida que fica em algum lugar no meio.

Começar a usar o RPA pode parecer diferente de empresa para empresa, mas a criação de um projeto de prova de conceito geralmente é a melhor maneira de iniciar os esforços de RPA (revolução na automação de processos de negócios) na sua organização.

Aqui estão cinco etapas para colocar você no caminho certo:

  1. Avalie sua situação atual. Examine seus processos, ferramentas e fluxos de trabalho para determinar o que está funcionando bem e o que pode precisar ser corrigido antes de introduzir o RPA. Se você encontrar processos ou fluxos de trabalho que consomem muito tempo e consomem grandes quantidades de horas de trabalho humano, eles podem ser fortes candidatos para uma solução de RPA.
  2. Avalie seus processos existentes. Avalie a eficiência de seus processos atuais observando coisas como o custo médio do processamento de faturas ou quanto tempo leva para integrar um cliente. Seja bom ou ruim quando comparado com os padrões da indústria, o objetivo é eliminar esses números padrão com a automação. Este exercício irá ajudá-lo a avaliar o custo de várias funções, em termos de tempo e dinheiro. Além disso, documentar seus benchmarks fornece evidências que você pode usar posteriormente como pontos de prova para mostrar seus processos RPA mais eficientes.
  3. Identifique seus casos de uso do RPA. Quais processos da sua organização são candidatos ideais para automação de processos? Quais exigem soluções complementares, como captura e transformação de documentos ou percepção e melhoria de processos?
  4. Organize e priorize seus casos de uso. Determine seus casos de uso de maior impacto e procure primeiro implantar o RPA de forma a maximizar os ganhos de produtividade e o ROI. Isso prepara você bem para provar o sucesso da RPA dentro da linha de negócios e para seus patrocinadores executivos. Para aqueles que criam um caso para trazer o RPA a uma organização, você pode considerar a identificação de apenas um ou dois casos de uso principais que possam impactar positivamente toda a organização.
  5. Lance seu projeto de prova de conceito. Na maioria das situações, esse é um caso de uso relativamente simples que oferece alto impacto. Exemplos incluem:

Diligência prévia do cliente: No ano passado, o Deutsche Bank foi multado em US $ 204 milhões por graves violações dos controles contra lavagem de dinheiro. Instituições financeiras precisam de melhores formas de cumprir com as regulamentações constantemente flutuantes, para evitar multas que possam prejudicar tanto sua reputação quanto seus lucros.

Integração do portal de faturas: A tecnologia automatizada elimina a necessidade de transferir arquivos manualmente entre vários portais, realizando transações em um único sistema e desenvolvendo rapidamente robôs que reúnem todas as informações relevantes que você precisa em cada portal. Isso acelera o processo e praticamente elimina o risco de erro humano.

Dependendo da estrutura da sua organização, a mudança nem sempre é rápida. Os executivos precisam de pontos de prova ao tomar decisões importantes, como aumentar ou reconsiderar a releitura de processos antigos.

Quando se trata de RPA, o uso dessas cinco etapas para avaliar os processos de sua organização e determinar qual seria a prova de conceito de alto impacto o ajudará no sucesso da automação a curto e longo prazo. E lembre-se não se trata de substituir trabalhos. Trata-se mais de lidar com tarefas mundanas ou demoradas de maneira mais eficiente para permitir que suas equipes passem mais tempo concentrando-se em trabalho significativo.

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